Tips for innføring av fjernarbeid under koronapandemien – og veien videre…

av | 17. april 2020

Kilde: https://business.linkedin.com/talent-solutions/blog/work-flexibility/2020/tips-for-managing-remote-workforce-during-coronavirus

Mange bedrifter har bedt sine ansatte om å jobbe hjemmefra i et forsøk på å bremse spredningen av coronavirus, og bevare helse og sikkerhet for folket. Dette har skapt et nytt sett med utfordringer for ledere, med tanke på det å støtte og holde kontakten med sine nye fjernarbeidende ansatte.

Hvordan skal man styre, støtte og administrere den enkelte fjernarbeider og team som jobber på avstand? Hva er viktig å sette søkelys på akkurat nå for å skape mest mulig stabilitet?

Her er noen punkter for hvordan lykkes med overgang til en midlertidig ekstern/fjernarbeidende arbeidsstyrke:

1. Opprett et eksternt lederteam

Å få en hel divisjon eller et selskap til å jobbe som fjernarbeidere kan utløse en sjokkbølge av endring i bedriften. For å bidra til en lettere overgang, kan man begynn med å evaluere nåværende lederes erfaringer med fjernarbeid, for å danne et team av «eksperter». Deres oppgave blir å kommunisere ulike nyanser ved det å jobbe som fjernarbeider, samt kunne svare på de mange spørsmålene som uunngåelig vil komme.

En av teamets roller vil være å dokumentere utfordringer i sanntid, vise åpenhet rundt hvordan selskapet prioritere i forhold til disse utfordringene og tildele DRI-er (direkte ansvarlige individer) som vil jobbe med å finne løsninger på ulike problemer.

En annen viktig rolle er å dokumentere det som skjer i møter og hjelpe til med intern kommunikasjon.

2. Lag en «sannhetskilde» -håndbok for å holde alle i loopen

Dette kan virke elementært i starten, men vil tjene som en viktig kilde til sannhet for de mange spørsmålene som vil komme. Du må kommunisere til hele selskapet, og oppdatere håndboken kontinuerlig med vanlige spørsmål rundt bruk av verktøy og tilganger. Dette kan starte på en bedrifts webside eller et annet sted man kan samle dokumentasjon, og vil være til stor fordel både under og etter at den nåværende krisen er over.

En av de mest betydningsfulle utfordringene, når du går over til fjernarbeid, er å holde alle i «loopen» på en effektiv måte. Legg arbeid i å systematisk dokumentere viktige prosessendringer på et sentralt sted for å minimere forvirring og misforståelser.

3. Legg til rette for formell (og uformell) kommunikasjons

Fjernarbeid medfører at man ikke får den samme «båndbredden» i kommunikasjonen som man har når man er sammen på kontoret. Det blir da viktig å legge til rette for andre gode kommunikasjonsformer. Video, chat, mail, sms, osv er noen eksempler man tar i bruk. Mange opplever det som fremmed å se seg selv på skjermen eller høre sin egen stemme. Her bør man være konsekvent og forvente at alle kommer på video. Det å se hverandre og kunne lese kroppsspråk blir en viktig del av det å skape nærhet og tilhørighet. Dette gjelder både for formell kommunikasjon og for uformell kommunikasjon. Det er viktig å kunne bruke disse verktøyene til også å skape samhold og sosial interaksjon utenfor selve arbeidsoppgavene, gjennom småprat, lunsjmøter, med mer.

4. Minimer bruken av verktøy

For at du skal kunne jobbe effektivt som fjernarbeider, bør selskapet begrense antall verktøy ned til et minimum. Et dokumentverktøy (eks. Google Docs), et chatverktøy (eks. Slack), og en videokonferanseplattform (eks. Teams eller Zoom), er alt du trenger for å starte.

Å jobbe godt eksternt krever at du skriver ting ned. For selskaper som ikke har en eksisterende dokumentasjonskultur, kan dette vise seg å være en utfordring. Ha som mål å legge dokumenterbar kommunikasjon til så få steder som mulig for å redusere siloer og fragmentering. Målet er å gjøre det enklest mulig å finne ting som retningslinjer, protokoller, ulike typer meldinger, etc.

5. Driv kulturendring

Mennesker har en naturlig motstand mot endring. Spesielt gjelder dette for endringer som blir tvunget på dem i tider med usikkerhet eller krise. Ledere må møte denne usikkerheten og håndtere motstand. En tilnærming der man anerkjenner den nye virkeligheten og ulike reaksjoner er avgjørende for at alle medarbeidere skal kunne bidra til suksessen ved innføring av fjernarbeid som en ny arbeidsform.

Spesielt for selskaper med sterke «kontorkulturer», er det viktig for lederskap å erkjenne at overgangen til fjernarbeid er en prosess, ikke en bryter man slår på. Ledere er ansvarlige for å kjøre prosessen. En viktig forutsetning for å lykkes er da å være åpne om hva som fungerer og ikke fungerer, og kommunisere dette til alle ansatte.

«Å lede et selskap med fjernarbeidere, er omtrent som å lede ethvert annet selskap, det dreier seg om tillit, kommunikasjon og støtte slik at alle kan dele samme mål.

Senere vil vi skrive mer om langsiktige strategier for fjernarbeid :0)